Po złożeniu wniosku o mediację prywatną lub wpłynięcia decyzji sądu, mediator kontaktuje się z uczestnikami mediacji informując strony o celach. Wspólnie ustalony zostaje termin spotkania. Mediator może poprosić o przekazanie niezbędnych dokumentów.

Omawiane są zasady i przebieg postępowania mediacyjnego, określenie przedmiotu sporu, ustalenie kosztów mediacji i sporządzane są niezbędne dokumenty w zależności od rodzaju postepowania mediacyjnego: na wniosek stron lub sądu.

Mediator spotyka się z każdą stroną konfliktu osobno. Podczas rozmowy strona przedstawia swoje stanowisko wobec zaistniałego sporu. Ma ona możliwość wyrażenia swoich oczekiwań dotyczących zakończenia konfliktu. W spotkaniu może uczestniczyć również pełnomocnik strony.

Biorą w niej udział obie strony. Rolą mediatora jest wparcie komunikacji między stronami, które prowadzą dialog mający na celu znalezienie rozwiązania problemu. W przypadku dojścia do porozumienia i ustalenia jego warunków mediator sporządza ugodę mediacyjną. Liczba sesji uzależniona jest od potrzeb stron, zazwyczaj jest to od 2 do 4 spotkań.

Ugoda przygotowana przez mediatora zawiera wypracowane w trakcie mediacji ustalenia. Dochodzi do jej podpisania przez strony, które tym samym godzą się na realizację jej postanowień. Po zatwierdzeniu ugody przez sąd uzyskuje ona moc prawną.